إدارة المخزون لعدة فروع: دليل عملي خطوة بخطوة

كتالوج واحد للجميع، ومخزون يُحسب لكل موقع

الأساس بسيط: المنتج يُعرَّف مرة واحدة، أما كميته فتُحسب لكل مكان. حين تستخدم الفروع كلها المنتج نفسه بالباركود والاسم والوحدة نفسها، تستطيع المقارنة بين الفروع ونقل البضاعة بينها وجمع الإجماليات دون ترجمة قائمة فرع إلى قائمة فرع آخر. ما يختلف من فرع لآخر هو الكمية، وغالبًا حد إعادة الطلب والمورد، وأحيانًا التكلفة.

• تعامل مع المستودع كموقع له مخزونه الخاص، تمامًا مثل المتجر.
• اتفقوا على التسميات والوحدات قبل إضافة المنتجات، حتى لا تكون الكرتونة في فرع قطعة واحدة في فرع آخر.
• افصل بين الموجود فعلًا وما حُجز لطلبات قائمة، ليعرف الموظفون ما يمكنهم بيعه حقًا.

انقل البضاعة بين الفروع مع سجل واضح

الكرتونة التي تُنقل من متجر إلى آخر دون تسجيل تُفسد الرصيدين معًا: فرع يبدو فيه عجز، وآخر لديه بضاعة لا يعلم بها. سجّل التحويل في كل مرة، ولو لبضع قطع، حتى تخرج الكمية من موقع وتدخل الموقع الآخر في النظام نفسه.

• استخدم التحويل لنقل البضاعة بين المواقع، لا تسويتين منفصلتين.
• اطلب من الفرع المستلِم مطابقة ما وصل فعلًا.
• قبل طلب صنف لفرع، انظر هل هو راكد في فرع آخر.

حدّد حد إعادة الطلب واستلم المشتريات لكل فرع

لا ينبغي أن يتشارك فرع مزدحم وفرع صغير حد إعادة الطلب نفسه. حدّده لكل موقع بحسب ما يبيعه فعلًا والمدة التي يحتاجها مورده للتوريد. ثم أنشئ أوامر الشراء للفرع الذي يحتاج البضاعة واستلمها فيه، فتتحدّث الكمية والتكلفة حيث توجد البضاعة فعلًا. وإن وصلت الشحنة على دفعات، فاستلم كل دفعة عند وصولها.

اجرد قليلًا وباستمرار، واجعل لكل تسوية سببًا

الجرد الدوري يعني عدّ مجموعة صغيرة من المنتجات وفق جدول منتظم بدل الإغلاق لجرد شامل. اجرد الأصناف الأسرع بيعًا والأعلى قيمة أكثر من غيرها، والباقي بالتناوب. وحين يختلف الرف عن النظام، صحّح الفرق بتسوية مع سبب واضح، كتلف أو انتهاء صلاحية أو سرقة أو خطأ في العد، حتى يمكن تفسير الفروقات لاحقًا بدل أن تضيع.

• اجرد في وقت هادئ، قبل بدء البيع أو بعد الإغلاق.
• اجعل الجرد على شخص غير الذي استلم البضاعة.
• راقب الأسباب التي تتكرر في فرع بعينه، فهي تدل على إجراء يستحق التحسين.

اقرأ سجل الحركات وحدّد من يرى التكلفة

حين يبدو رقم غير صحيح، يجيبك سجل الحركات: كل بيع واستلام وتحويل وتسوية وجرد لذلك المنتج في ذلك الفرع، بالترتيب ومع من قام به. اقرأه قبل أن تصحّح أي شيء. وحدّد كذلك من يحتاج إلى رؤية التكلفة وقيمة المخزون؛ فالكاشير يحتاج إلى معرفة التوفر لا الهوامش، أما صاحب العمل ومن يتولى الشراء فيحتاجون إلى التكلفة.

روتين أسبوعي يحافظ على دقة مخزون كل فرع

1. افتح قائمة النقص في كل فرع وقرّر: تحويل من موقع آخر أم طلب شراء.
2. أنشئ أوامر الشراء لكل فرع واستلم ما وصل من شحنات.
3. نفّذ جرد هذا الأسبوع في كل فرع وسجّل الفروقات مع أسبابها.
4. راجع تسويات الأسبوع حسب الفرع واسأل عن أي تسوية تبدو غير معتادة.
5. ابحث عن أصناف راكدة في فرع ورائجة في آخر، وانقلها.
6. عدّل حد إعادة الطلب حيث نفدت البضاعة من فرع أو تكدّست فيه.

أسئلة يطرحها أصحاب الأنشطة