Inventario en varias sucursales: guía práctica para controlarlo

Un solo catálogo para todos y existencias por ubicación

La base es sencilla: un producto se da de alta una sola vez, pero su cantidad se lleva por lugar. Cuando todas las sucursales usan el mismo producto con el mismo código de barras, nombre y unidad, puedes comparar sucursales, mover mercancía entre ellas y sumar totales sin traducir la lista de una tienda a la de otra. Lo que cambia de una sucursal a otra es la cantidad y, con frecuencia, el punto de reorden, el proveedor y a veces el costo.

• Trata el almacén como una ubicación con su propio inventario, igual que una tienda.
• Acuerden nombres y unidades antes de dar de alta productos, para que una caja en una sucursal no sea una pieza en otra.
• Separa lo que hay en existencia de lo que ya está apartado para un pedido, para que el equipo sepa qué puede vender de verdad.

Mueve mercancía entre sucursales con un registro

Una caja que se lleva de una tienda a otra sin registro descuadra los dos inventarios: una sucursal parece tener faltante y la otra tiene mercancía que no conoce. Registra un traspaso cada vez, aunque sean pocas piezas, para que la cantidad salga de una ubicación y entre en la otra dentro del mismo sistema.

• Usa un traspaso para mover mercancía entre ubicaciones, no dos ajustes por separado.
• Pide a la sucursal que recibe que revise lo que llegó físicamente.
• Antes de pedir un artículo para una sucursal, revisa si en otra se está moviendo poco.

Define puntos de reorden y recibe compras por sucursal

Una sucursal con mucho movimiento y una pequeña no deberían compartir el mismo punto de reorden. Defínelo por ubicación según lo que cada una vende de verdad y lo que tarda su proveedor en surtir. Después haz las órdenes de compra para la sucursal que necesita la mercancía y recíbelas ahí, para que la cantidad y el costo se actualicen donde realmente está. Si la entrega llega por partes, recibe cada parte cuando llegue.

Cuenta poco y seguido, y da un motivo a cada ajuste

El conteo cíclico consiste en contar un grupo pequeño de productos con un calendario fijo en lugar de cerrar para un inventario completo. Cuenta más seguido los artículos que más se venden y los de mayor valor, y el resto por turnos. Cuando el estante y el sistema no coinciden, corrige con un ajuste y un motivo claro —dañado, caducado, robo, error de conteo— para poder explicar las diferencias después en lugar de que se pierdan.

• Cuenta en un momento tranquilo, antes de abrir o después de cerrar.
• Que cuente alguien distinto de quien recibió la mercancía.
• Fíjate en los motivos que se repiten en una sucursal; señalan un proceso que conviene mejorar.

Lee el historial de movimientos y decide quién ve el costo

Cuando una cifra no cuadra, el historial de movimientos lo explica: cada venta, recepción, traspaso, ajuste y conteo de ese producto en esa sucursal, en orden y con quién lo hizo. Revísalo antes de corregir nada. Decide también quién necesita ver el costo y el valor del inventario. Los cajeros necesitan saber qué hay disponible, no los márgenes; los dueños y quienes compran sí necesitan el costo.

Una rutina semanal para mantener cada sucursal al día

1. Abre la lista de inventario bajo de cada sucursal y decide: traspaso desde otra ubicación o compra.
2. Haz las órdenes de compra por sucursal y recibe las entregas que llegaron.
3. Haz el conteo cíclico de la semana en cada sucursal y registra las diferencias con su motivo.
4. Revisa los ajustes de la semana por sucursal y pregunta por los que se vean fuera de lo normal.
5. Busca artículos que no se mueven en una sucursal y se venden bien en otra, y traspásalos.
6. Corrige los puntos de reorden donde una sucursal se quedó sin mercancía o acumuló de más.

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